Sistemas biométricos en edificios: una mirada legal desde la protección de datos personales

La tecnología avanza y con ella, nuevas formas de mejorar la seguridad en los edificios. La implementación de sistemas biométricos para el ingreso de residentes y visitantes se está convirtiendo en una tendencia creciente en edificios en Panamá. ¿La razón? Mejorar la seguridad, lo cual es válido.  No obstante, el uso de esta tecnología implica el tratamiento de datos personales sensibles, lo que activa obligaciones legales claras bajo la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales en Panamá y su reglamentación por el Decreto Ejecutivo 285 de 2021.

¿Qué deben tener en cuenta los edificios al implementar sistemas biométricos?

1. Implementar protocolos y políticas de protección de datos.

Los edificios deben contar con una política de privacidad que detalle: quién es el responsable del tratamiento, la finalidad específica del uso de los datos, los mecanismos para ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), los plazos de conservación, entre otros. Esta política debe comunicarse en lenguaje claro y comprensible. Son escasos los edificios en Panamá que he visto que publican sus políticas de protección de datos al público. Por otro lado es muy importante establecer un protocolo interno que establezca que información se va captar, quien tiene derecho a verla y cuando, donde se va resguardar, así como las medidas de seguridad implementadas para evitar accesos no autorizados. Además, debe haber un plan claro para la eliminación segura de los datos en caso de que ya no sean necesarios.

2. Consentimiento informado y trazable

El tratamiento de estos datos biométricos debe contar con el consentimiento previo, informado e inequívoco del titular. En el caso de datos biométricos, son considerados por la norma como datos sensibles), por lo cual además el consentimiento debe ser además irrefutable y expreso. Es crucial que este consentimiento quede debidamente documentado y que se pueda demostrar su obtención en cualquier momento.

3. Capacitación del personal y a los copropietarios.

Es crucial que el personal encargado de administrar los sistemas biométricos esté capacitado en el manejo de datos sensibles, las leyes de protección de datos, las políticas y protocolos de protección de datos del edificio. Esto minimiza el riesgo de errores humanos que puedan comprometer la seguridad de la información.

4. Control de acceso a la información

Solo el personal autorizado, y estrictamente necesario, debe tener acceso a las bases de datos biométricos. Esto responde al principio de confidencialidad, que obliga a mantener el secreto incluso después de terminada la relación laboral, contractual, propietario y/o de miembro de la Junta Directiva. Implementar sistemas biométricos con políticas de protección de datos bien diseñadas no solo cumple con la ley, sino que también refuerza la confianza de los residentes y visitantes. La transparencia en el uso de la tecnología y el compromiso con la privacidad son claves para generar un ambiente seguro y respetuoso. Los sistemas biométricos pueden ser aliados poderosos para la seguridad, pero su implementación sin un marco de cumplimiento legal adecuado puede exponer a los edificios a responsabilidades significativas como multas y reclamaciones legales. Invertir en políticas de protección de datos personales y establecer protocolos claros no solo protege la privacidad, sino que también fortalece la relación del edificio con su comunidad. A la hora de implementar el uso de estos sistemas biométricos, es importante que invites a tu asesor legal especializado en protección de datos personales a que te asista, para garantizar la legalidad y confianza en estos sistemas. Si su edificio está considerando implementar un sistema biométrico, Sucre Arias Reyes está aquí para asesorar en el diseño y capacitación de estas políticas, garantizando que se ajusten a las normativas legales y las mejores prácticas.